Tugas 2 Psikologi Manajemen

A.    Pengorganisasian Struktur Manajemen

Pengorganisasian merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsinya :

1.       Mengatur orang - orang.

2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan.
3. Mengadakan pembagian kerja ( uraian tugas ).
4. Menempatkan orang – orang dalam departemen.
5. Menetapkan batasan – batasan wewenang.

1.      Pengertian Struktur Organisasi / Organizing

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan opersional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melaporkan kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan.

Pengertian struktur organisasi menurut para tokoh :

a)      Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284). 

b)      Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169). 

c)      Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9). 

d)     Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan Universitas Sumatera Utara pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128). 

2.      Pengorganisasian fungsi dari manajemen

Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen meliputi :

·         Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

·         Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

1.      Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

2.      Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

3.      Bentuk Struktur Organisasi

·         Struktur Organisasi Fungsional

            Merupakan Struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemudian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.Struktur Fungisional jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif.

Ø  Manfaat Struktur Fungisional

o   Mempergunakan sumber daya khusus secara efisien,

o   Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah,

o   Mengembangkan keahliann fungsional,

o   Mudah memobilisasi ketrampilan khusus,

o   Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis,

o   Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai uni   terpisah.

Ø  Kerugian Struktur Fungisional

o   Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat

o   Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik

o   Inovasi terbatas

o   Pandangan terhadap sasaran agak terbatas, anggota organisasi cenderung   hanya memperhatikan

o   Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab

o   Sulit untuk menilai prestasi kerja

o   Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antar fungsi

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur fungsional, yaitu:
PT Jasa Putra Indonesia, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yangmana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Bentuk Struktur Fungsional

·         Struktur Divisional

            Merupakan stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.
Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam:

a)      Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .

b)      Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

c)      Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Jika korporasi diorganisir berbasis divisi, akan memerlukan lapisan manajemen ekstra (kepala divisi) antara manajemen puncak dan para manajer fungsional. Fungsi baku kemudian didesain sekitar produk, pelanggan atau teritori.
Inovasi akhir-akhir ini mengenai ini adalah digunakannya SBUs atau Strategic Business Units. Kelompok-kelompok organisasi yang terdiri dari segmen produk-pasar yang terpisah dan independen diidentifikasi dan diberikan tanggung jawab besar dan otoritas untuk mengelola wilayah fungsinya.

Ø  Manfaat Struktur Divisional

o   Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan,

o   Keputusan lebih cepat,

o   Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,

o   Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan,

o   Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategi,

o   Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan,

o   Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

Ø  Kerugian struktur organisasi divisional antara lain:

o   Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

o   Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi

o   Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, yaitu:
Wal-Mart Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan public terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

Bentuk Struktur Divisional

Referensi :

http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-struktur-organisasi-menurut.html

http://gerdysangpenakluk.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-struktur-manajemen.html

https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/26/manfaat-struktur-fungsional-dan-struktur-divisional-kerugiannya/
http://www.academia.edu/9477983/Struktur_dan_Desain_Organisasi

B.     Actuating dalam Manajemen

1.      Pengertian Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Prinsip-prinsip dalam Actuating

            Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada   beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

a.       Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

b.       Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

c.       Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

d.      Menghargai hasil yang baik dan sempurna

e.       Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

f.       Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

g.      Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Referensi :
http://alinelizabeth2.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen.html

http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dan-pentingnya-actuating.html

http://deaalliqafitri.blogspot.co.id/2013/11/tugas-6-definisi-actuating-pentingnya.html