Tugas 3 Psikologi Manajemen

Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.    Pengertian Controlling (mengendalikan)

Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali pembukaan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen yang luas itu.

Ada berbagai macam definisi mengenai pengendalian manajemen.

Berikut ini akan disajikan beberapa definisi tersebut:

Menurut Arief Suadi, Ph.D :
Pengendalian Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan atau Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.

Menurut Anthony, Dearden dan Bedford :
Pengendalian Manajemen adalah semua metode, prosedur dan strategi organisasi, termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijakan perusahaan.

Selain definisi-definisi di atas, berikut ini juga akan disajikan definisi-definisi dari sistem pengendalian manajemen.

Menurut Arief Suadi, Ph.D. :
Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang berkaitan, yaitu : pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien.

Menurut Anthony, Dearden dan Bedford :
Sistem Pengendalian Manajemen adalah struktur dan proses yang sistematis serta terorganisir yang digunakan manajemen di dalam pengendalian manajemennya.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa :

·         Pengendalian manajemen adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen serta tercapainya tujuan perusahaan.

·         Sistem pengendalian manajemen adalah struktur dan prosedur-prosedur yang saling berkaitan dan disusun dengan skema yang utuh dan menyeluruh, untuk membantu manajemen di dalam melakukan pengendaliannya. Dengan kata lain, sistem pengendalian manajemen adalah sarana bagi pengendalian manajemen yang akan menunjang pelaksanaan pengendalian di dalam perusahaan.
Di atas telah disebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses untuk mempengaruhi orang lain dalam perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan. Penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk mencapainya dilakukan dalam suatu proses yang dinamakan Perencanaan Strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses untuk menentukan tujuan perusahaan, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena perencanaan strategis tidak dapat lepas dari lingkungannya, maka perencanaan strategis dapat juga dikatakan sebagai reaksi perusahaan terhadap lingkungan. Lingkungan perusahaan adalah : karyawan, pemegang saham, pesaing, pelanggan, pemasok, lembaga keuangan, pemerintah, dan masyarakat. Tujuan perusahaan merupakan arah yang akan ditempuh perusahaan.
Pada saat perusahaan didirikan, perencanaan baru dapat dilakukan setelah tujuan dan strategi pencapaian tersebut ditentukan. Sebaliknya, setelah perusahaan berjalan, realisasi yang efektif dan efisien namun tidak mencapai tujuan perusahaan dapat menimbulkan evaluasi terhadap program, strategi atau tujuan perusahaan, dan hal ini dapat terjadi berulang kali.
Selain memerlukan pengendalian manajemen, untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan pengendalian yang lain yaitu : pengendalian tugas”. Pengendalian tugas adalah : proses untuk menjamin bahwa sebuah pekerjaan dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien. Efisiensi menunjukkan perbandingan ntara keluaran (output) dengan masukan (input) yang favourable. Sedangkan efektivitas menunjukkan perbandingan antara keluarga dengan tujuan.

B.     Langkah-langkah Control

Pengendalian dapat dilakukan melalui tahap-tahap yang telah ditentukan berdasarkan perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Pendapat tentang pengendalian banyak dilakukan oleh para ahli, antara lain menurut pendapat Hasibuan (1990; 225), proses pengendalian atau control dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :

a.      Menentukan standar-standar atau dasar untuk melakukan control

b.      Mengukur pelaksanaan kerja

c.      Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi

d.  Melakukan tindakan-tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan (deviasi) agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Terdapat 4 langkah fundamental dalam setiap proses pengendalian, yaitu :

1.    Menetapkan standar
Standar pengendalian adalah target yang akan menjadi acuan perbandingan kinerja di kemudian hari. Standar yang ditetapkan bagi tujuan pengendalian harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur.

2.    Mengukur kinerja
Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinue bagi sebagian besar organisasi. Agar pengendalian efektif, ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan dapat diukur berbasis kuantitas atau kualitas output.

3.     Membandingkan kinerja dengan standar
Kinerja bisa lebih tinggi, lebih rendah atau sama dengan standar. Skedul waktu untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar tergantung pada banyak faktor, diantaranya signifikansi dan kompleksitas dari apa yang dikendalikan.

4.     Menentukan kebutuhan koreksi
Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian analitis dan diagnosis manajer. Manajer bisa melakukan 1 dari 3 tindakan berikut : mempertahankan status quo tepat saat kinerja aktual sesuai dengan standar, mengoreksi penyimpangan dari standar, atau mengubah standar (biasanya diperlukan jika standar yang ada terlalu tinggi atau terlalu rendah).

C.     Tipe-tipe Control dalam Manajemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1.    Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2.    Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3.      Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.      Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

D.        Strategi untuk controlling organisasi

1.      Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,

3.       Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar. Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,

4.       Melakukan tindakan perbaikan. Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,

5.      Meninjau dan menganalisis ulang rencana. Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.

Kekuasaan dan Pengaruh

A.    Pengertian Kekuasaan

Banyak seorang ahli yang telah menyatakan definisi-definisi dari kekuasaan. Seperti yang telah dikemukakan dalam bukunya Thoha (2003: 92-93), yang meliputi:

1.      MAX WEBER

Dia merumuskan kekuasaan itu sebagai suatu kemungkinan yang membuat seorang aktor di dalam suatu hubungan sosial berada dalam suatu jabatan untuk melaksanakan keinginannya sendiri dan yang menghilangkan halangan.

2.      WALTER NORD

Merumuskan kekuasaan itu sebagai suatu kemampuan untuk mempengaruhi aliran, energi dan dana yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan yang berbeda secara jelas dari tujuan lainnya. Kekuasaan dipergunakan hanya jika tujuan-tujuan tersebut paling sedikit mengakibatkan perselisihan satu sama lain.

3.      RUSSEL

Mengartikan kekuasaan itu sebagai suatu produksi dari akibat yang diinginkan.

4.      BIERSTEDT

Mengatakan bahwa kekuasaan itu kemampuan untuk mempergunakan kekuatan.

5.      WRONG

Membatasi kekuasaan hanya pada suatu kontrol atas orang lain yang berhasil.

6.      DAEHL

Mengatakan bahwa jika orang A mempunyai kekuasaan atas orang B maka A bisa meminta B untuk melaksanakan sesuatu yang tidak bisa dilakukan oleh B terhadap A.

7.      ROGERS

Berusaha membuat jelas kekaburan istilah dengan merumuskan kekuasaan sebagai suatu potensi dari suatu pengaruh. Dengan demikian kekuasaan adalah suatu sumber yang bisa atau tidak bisa untuk dipergunakan. Penggunaan kekuasaan selalu mengakibatkan perubahan dalam kemungkinan bahwa seseorang atau kelompok akan mengangkat suatu perubahan perilaku yang diinginkan.

Selain pendapat-pendapat di atas, Abdul Muiz mengungkapkan bahwa Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Kekuasaan seringkali dipergunakan silih berganti dengan istilah pengaruh dan otoritas.

B.     Sumber-sumber Kekuasaan

 Ada pun sumber kekuasaan itu sendiri ada 3 macam,yaitu:

1.      Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan

a.      Kekuasaan formal atau Legal (French & Raven 1959)

Contohnya komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana menteri.

Kendali atas sumber dan ganjaran (French & Raven 1959)

Majikan yang menggaji  karyawannya, pemilik sawah yang mengupah buruhnya,  kepala suku atau kepala kantor yang dapat memberi ganjaran kepada anggota atau bawahannya.

b.      Kendali atas hukum (French & Raven 1959)

Kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contohnya perman-preman yang memunguti pajak dari pemilik toko. Para pemilik toko mau saja menuruti kehendak para preman itu karena takut mendapat perlakuan kasar. Demikian pula anak kelas satu SMP yang takut pada senior kelas3 yang galak dan suka memukul sehingga kehendak seniornya itu selalu dituruti.

c.       Kendali atas informasi (Pettigrew, 1972)

Siapa yang menguasai informasi dapat menjadi pemimpin. Contohnya orang yang paling tahu jalan diantara serombongan pendaki gunung yang tersesat akan menjadi seorang pemimpin. Ulama akan menjadi pemimpin dalam agama. Ilmuan menjadi pemimpin dalam ilmu pengetahuan.

d.      Kendali ekologik (lingkungan)

Sumber kekuasaan ini dinamakan juga perekayasaan situasi .

•   Kendali atas penempatan jabatan.

Seorang atasan atau manager mempunyai kekuasaan atas bawahannya karena ia boleh menentukan posisi anggotanya.

•  Kendali atas tata lingkungan.

Kepala dinas tata kota berhak memberi  izin bangunan. Orang-orang ini menjadi pemimpin karena kendalinya atas penataan lingkungan.

2.      Kekuasaan yang bersumber pada kepribadian.

Berasal dari sifat-sifat pribadi.

a.       Keahlian atau keterampilan (French & Raven 1959)

Contohnya pasien-pasien di rumah sakit menganggap dokter sebagai pemimpin karena dokterlah yang dianggap sebagai ahli untuk menyembuhkan penyakitnya.

b.      Persahabatan atau kesetiaan (French & Raven 1959)

Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin. Contohnya pemimpin yayasan panti asuhan dipilih karena memiliki sifat seperti Ibu Theresa.

c.       Karisma (House,1977)

Ciri kepribadian yang menyebabkan timbulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan.

3.      Kekuasaan yang bersumber pada politik

a.       Kendali atas proses pembuatan keputusan (Preffer  & Salanick, 1974)

Ketua menentukan apakah suatu keputusan akan di buat dan dilaksanakan atau tidak.

b.      Koalisi (stevenson, pearce & porter 1985)

Ditentukan hak dan wewenang untuk membuat kerjasama dalam kelompok.

c.       Partisipasi (Preffer, 1981)

Pempimpin yang mengatur pastisipasi dari masing-masing anggotanya.

d.      Institusionalisasi

Pempimpin agama menikahkan suami istri. Notaris atau hakim menentapkan berdirinya suatu perusahaan.

C.     Definisi Pengaruh

Pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok di bujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 849), “Pengaruh adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang atau benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang.” Sementara itu, Surakhmad (1982:7) menyatakan bahwa pengaruh adalah kekuatan yang muncul dari suatu benda atau orang dan juga gejala dalam yang dapat memberikan perubahan terhadap apa-apa yang ada di sekelilingnya. Jadi, dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengaruh merupakan suatu daya atau kekuatan yang timbul dari sesuatu, baik itu orang maupun benda serta segala sesuatu yang ada di alam sehingga mempengaruhi apa-apa yang ada di sekitarnya.

D.    Pengaruh Taktik dalam Organisasi

 Untuk memahami komponen politik dari organisasi, mengkaji taktik dan strategi yang digunakan oleh seseorang atau subunit untuk meningkatkan peluangnya dalam memenangkan permainan politik, individu atau subunit dapat menggunakan beberapa taktik poltik untuk memperoleh kekuasaan dalam mencapai tujuan. Taktik memainkan politik dalam organisasi adalah sebagai berikut:

Meningkatkan ketidakmampuan mengganti. Jika dalam suatu organisasi hanya ada satu-satunya orang atau subunit yang mampu melakukan tugas  yang dibutuhkan oleh subunit atau organisasi, maka ia atau subunit tersebut dikatakan sebagai memiliki ketidakmampuan mengganti.

Dekat dengan manajer yang berkuasa. Cara lain untuk memperoleh kekuasaan adalah dengan mengadakan pendekatan dengan manajer yang sedang berkuasa.

Membangun koalisi. Melakukan koalisi dengan individu atau subunit lain yang memiliki kepentingan yang berbeda merupakan taktik politik yang dipakai oleh manajer untuk memperoleh kekuasaan untuk mengatasi konflik sesuai dengan keinginanya.

Mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Dua taktik untuk mengendalikan proses pengambilan keputusan agar penggunaan kekuasaan nampaknya memiliki legitimasi dan sesuai dengan kepentingan organisasi yaitu mengendalikan agenda dan menghadirkan ahli dari luar.

Menyalahkan atau menyerang pihak lain. Manajer biasanya melakukan ini jika ada sesuatu yang tidak beres atau mereka tidak dapat menerima kegagalannya dengan cara menyalahkan pihak lain yang mereka anggap sebagai pesaingnya.

Memanipulasi informasi. Taktik lain yang sering dilakukan adalah manipulasi informasi. Manajer menahan informasi, menyampaikan informasi kepada pihak lain secara selektif, mengubah informasi untuk melindungi dirinya.

Menciptakan dan menjaga image yang baik. Taktik positif yang sering dilakukan adalah menjaga citra yang baik dalam organisasi tersebut. Hal ini meliputi penampilan yang baik, sopan, berinteraksi dan menjaga hubungan baik dengan semua orang, menciptakan kesan bahwa mereka dekat dengan orang-orang penting dan hal yang sejenisnya.

Selain itu sejumlah studi telah mengidentifikasi kategori perilaku mempengaruhi yang proaktif yang disebut sebagai taktik mempengaruhi, antara lain :

·         Persuasi Rasional:

Pemimpin menggunakan argumentasi logis dan bukti faktual untuk mempersuasi pengikut   bahwa suatu usulan adalah masuk akal dan kemungkinan dapat mencapai sasaran.

·         Permintaan Inspirasional:

Pemimpin membuat usulan yang membangkitkan entusiasme pada pengikut dengan menunjuk pada nilai-nilai, ide dan aspirasi pengikut atau dengan meningkatkan rasa percaya diri dari pengikut.

·         Konsultasi:

Pemimpin mengajak partisipasi pengikut dalam merencanakan sasaran, aktivitas atau perubahan yang untuk itu diperlukan dukungan dan bantuan pengikut atau pemimpin bersedia memodifikasi usulan untuk menanggapi perhatian dan saran dari pengikut.

·         Menjilat:

Pemimpin menggunakan pujian, rayuan, perilaku ramah-tamah, atau perilaku yang membantu agar pengikut berada dalam keadaan yang menyenangkan atau mempunyai pikiran yang menguntungkan pemimpin tersebut sebelum meminta sesuatu.

·         Permintaan Pribadi:

Pemimpin menggunakan perasaan pengikut mengenai kesetiaan dan persahabatan terhadap dirinya ketika meminta sesuatu.

·         Pertukaran:

Pemimpin menawarkan suatu pertukaran budi baik, memberi indikasi kesediaan untuk membalasnya pada suatu saat nanti, atau menjanjikan bagian dari manfaat bila pengikut membantu pencapaian tugas.

·         Taktik Koalisi:

Pemimpin mencari bantuan dari orang lain untuk mempersuasi pengikut agar melakukan sesuatu atau menggunakan dukungan orang lain sebagai suatu alasan bagi pengikut untuk juga menyetujuinya.

·         Taktik Mengesahkan:

Pemimpin mencoba untuk menetapkan validitas permintaan dengan menyatakan kewenangan atau hak untuk membuatnya atau dengan membuktikan bahwa hal itu adalah konsisten dengan kebijakan, peraturan, praktik atau tradisi organisasi.

·         Menekan:

Pemimpin menggunakan permintaan, ancaman, seringnya pemeriksaan, atau peringatan-peringatan terus menerus untuk mempengaruhi pengikut melakukan apa yang diinginkan.

Pilihan mengenai perilaku mempengaruhi tergantung pada position power dan personal power yang dimiliki pemimpin terhadap orang yang dipimpinnya pada situasi tertentu. Perilaku mempengaruhi seorang pemimpin secara langsung mempengaruhi sikap dan perilaku orang yang dipimpin baik berupa komitmen, kepatuhan maupun perlawanan. Hasil dari proses mempengaruhi, juga mempunyai efek umpan balik terhadap perilaku pemimpin.Selain itu, dampak kekuasaan pemimpin pada dasarnya tergantung pada apa yang dilakukan pemimpin dalam mempengaruhi orang yang dipimpin.Dengan demikian, hasil dari usaha mempengaruhi merupakan akumulasi dari keterampilan mempengaruhi, perilaku mempengaruhi, dan kekuasaan pemimpin.

DAFTAR PUSTAKA

http://skripsitesisdisertasi.com/pengertian_pengendalian_manajemen

http://www.kompasiana.com/ndull/fungsi-controlling-pengendalian-pengawasan-dalam-manajemen-pendidikan_54f79c3ea33311601c8b4590

http://blog.stie-mce.ac.id/rina/2014/02/04/pengendalian-controlling/

http://rickyanggili.blogspot.co.id/2011/11/poac-planning-organizing-actuating.html

http://suparman-parmen.blogspot.co.id/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html

https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/kekuasaan-dan-pengaruh-definisi-kekuasaan-sumber-sumber-kekuasaan-definisi-pengaruh-dan-pengaruh-taktik-organisasi/

https://oktavya.wordpress.com/2010/11/29/sumber-kekuasaan/

Tugas 2 Psikologi Manajemen

A.    Pengorganisasian Struktur Manajemen

Pengorganisasian merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsinya :

1.       Mengatur orang - orang.

2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan.
3. Mengadakan pembagian kerja ( uraian tugas ).
4. Menempatkan orang – orang dalam departemen.
5. Menetapkan batasan – batasan wewenang.

1.      Pengertian Struktur Organisasi / Organizing

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan opersional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melaporkan kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan.

Pengertian struktur organisasi menurut para tokoh :

a)      Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284). 

b)      Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169). 

c)      Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9). 

d)     Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan Universitas Sumatera Utara pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128). 

2.      Pengorganisasian fungsi dari manajemen

Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen meliputi :

·         Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

·         Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

1.      Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

2.      Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

3.      Bentuk Struktur Organisasi

·         Struktur Organisasi Fungsional

            Merupakan Struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemudian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.Struktur Fungisional jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif.

Ø  Manfaat Struktur Fungisional

o   Mempergunakan sumber daya khusus secara efisien,

o   Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah,

o   Mengembangkan keahliann fungsional,

o   Mudah memobilisasi ketrampilan khusus,

o   Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis,

o   Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai uni   terpisah.

Ø  Kerugian Struktur Fungisional

o   Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat

o   Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik

o   Inovasi terbatas

o   Pandangan terhadap sasaran agak terbatas, anggota organisasi cenderung   hanya memperhatikan

o   Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab

o   Sulit untuk menilai prestasi kerja

o   Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antar fungsi

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur fungsional, yaitu:
PT Jasa Putra Indonesia, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yangmana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Bentuk Struktur Fungsional

·         Struktur Divisional

            Merupakan stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.
Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam:

a)      Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .

b)      Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

c)      Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Jika korporasi diorganisir berbasis divisi, akan memerlukan lapisan manajemen ekstra (kepala divisi) antara manajemen puncak dan para manajer fungsional. Fungsi baku kemudian didesain sekitar produk, pelanggan atau teritori.
Inovasi akhir-akhir ini mengenai ini adalah digunakannya SBUs atau Strategic Business Units. Kelompok-kelompok organisasi yang terdiri dari segmen produk-pasar yang terpisah dan independen diidentifikasi dan diberikan tanggung jawab besar dan otoritas untuk mengelola wilayah fungsinya.

Ø  Manfaat Struktur Divisional

o   Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan,

o   Keputusan lebih cepat,

o   Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,

o   Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan,

o   Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategi,

o   Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan,

o   Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

Ø  Kerugian struktur organisasi divisional antara lain:

o   Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

o   Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi

o   Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, yaitu:
Wal-Mart Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan public terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

Bentuk Struktur Divisional

Referensi :

http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-struktur-organisasi-menurut.html

http://gerdysangpenakluk.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-struktur-manajemen.html

https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/26/manfaat-struktur-fungsional-dan-struktur-divisional-kerugiannya/
http://www.academia.edu/9477983/Struktur_dan_Desain_Organisasi

B.     Actuating dalam Manajemen

1.      Pengertian Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Prinsip-prinsip dalam Actuating

            Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada   beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

a.       Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

b.       Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

c.       Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

d.      Menghargai hasil yang baik dan sempurna

e.       Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

f.       Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

g.      Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Referensi :
http://alinelizabeth2.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen.html

http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dan-pentingnya-actuating.html

http://deaalliqafitri.blogspot.co.id/2013/11/tugas-6-definisi-actuating-pentingnya.html